Assistenza

Gestione documentale

Infinity DMS

Oltre la semplice archiviazione dei documenti

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Descrizione

Infinity DMS è la soluzione Zucchetti per andare oltre la semplice archiviazione documentale.

Grazie ad una gestione organizzata dei documenti e dei loro processi la complessità diventa semplice: potrai ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire le informazioni in pochi semplici passaggi (e dire addio agli archivi cartacei).

La sua natura web based consente l’accesso ai documenti ovunque ci si trovi, permettendo una rapida acquisizione delle informazioni anche fuori sede.

Richiedi informazioni
  • Digitalizzazione e dematerializzazione dei flussi cartacei (Paperless Office)
  • Eliminazione degli archivi cartacei
  • Possibilità di acquisizione massiva dei documenti anche tramite barcode
  • Riduzione di tempi e costi di gestione del documento
  • Massima accessibilità e disponibilità delle informazioni
  • Organizzazione ottimale dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti
  • Miglioramento dell’efficienza
  • Automazione e controllo dei processi aziendali

Business Process Management (BPM)
Consente di definire l’ordine e il flusso delle operazioni che gli utenti coinvolti nei processi devono eseguire.

Extended Document Server (EDS)
L’Extended Document Server consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. Il sistema prende in carico i documenti, li cripta, li comprime e li indicizza creando uno o più archivi a seconda della strategia impostata.

Firma digitale
Consente di apporre ai documenti elettronici la firma digitale mediante appositi dispositivi (lettori e smart card).

Conservazione Sostitutiva
Infinity DMS è nativamente interfacciato con SOStitutiva consentendo un’archiviazione dei documenti a norma di legge.

Infinity Communication
La soluzione di unified communication che ti permette di:

  • disporre, in tempo reale delle informazioni relative ai tuoi clienti grazie all’InfoBalloon.
  • semplificare i processi comunicativi e favorire la collaborazione.
  • gestire in modo efficiente la comunicazione aziendale e aumentare la produttività

Ricezione e Acquisizione
È possibile acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato di dati. L’acquisizione può avvenire documento per documento, tramite funzioni di upload e scannerizzazione del supporto cartaceo, o in via massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre.

Protocollazione
L’acquisizione può avvenire anche tramite apposite funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso\uscita: oltre alla tracciabilità della numerazione progressiva, potrai inviare direttamente sulla MyDesk dei singoli utenti interessati i documenti di loro competenza, riducendo così i tempi di condivisione.

Classificazione
Tramite specifiche classi documentali, liberamente create e gestite, ogni documento viene classificato, organizzato e relazionato a più livelli. Potrai così mettere in relazione il documento con una o più entità (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.).
Con la definizione di vari livelli di sicurezza è possibile ottenere il grado di riservatezza desiderato e permettere l’accesso a determinate informazioni solo a persone o gruppi abilitati.

Versioni e Revisioni
La possibilità di archiviare e conservare le varie versioni dei documenti permette di tenere traccia dell’evoluzione di un documento nel tempo.

Check In/Out
Questa funzionalità permette la gestione simultanea di uno stesso documento da parte di più utenti, evitando pericolosi conflitti che si possono creare. La possibilità di inibire funzioni di modifica del documento già preso in carico da un altro utente permette di scongiurare la perdita di dati o il danneggiamento dei file. In qualsiasi momento è comunque possibile aprire in modalità sola lettura un documento già preso in carico.

Distribuzione
Infinity DMS gestisce i documenti assegnandoli a specifici gruppi e ne controlla lo stato di avanzamento.
I documenti sono distribuiti e messi a disposizione tramite:

  • Scrivania virtuale di lavoro (MyDesk)
  • Notifiche via mail o SMS
  • Liste automatiche di distribuzione
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